定期券代やSuicaにチャージした金額は経費になる？

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江戸川区葛西のギタリスト税理士　中村剛士です。

今日から仕事始めの方も多いのでは？
町中にサラリーマンの姿が多くなってきたように感じます。

今日は、新年に定期券を購入される方も多いでしょうから、
通勤定期代やSuicaチャージなどについて、経理の勘所行ってみましょう。

通勤定期代は経費になる？

Q:会社が支給した通勤定期代は経費になるのでしょうか？

A：なります

当たり前すぎますね。

しかし、当たり前のように見えても、注意すべき点があります。

それは、『決算はいつなのか？』ということ。

例えば、3月決算だった場合で考えてみましょう。
1月に半年分の定期を購入したとすると、全額経費にしても良いのでしょうか？

なんとなくマズい気がしてきましたね。
そこが今回の勘所です。

経費については「売上をあげるために必要な支出」と
定義づけられるという話は以前にしましたが、
この「売上をあげるため」というのがポイントです。

定期代で考えてみると、売上を上げるために必要な定期代とは何を指すのでしょうか？

答えは、「期間に応じて」です。

1月の売上を上げるためには、1月に出社する必要がありますので、
1月の売上を上げるために必要な定期券代とは、1月分の定期券代を指すのです。
（ゲシュタルト崩壊しそうですが（笑））

つまり、1月から6月まで半年分の定期代は、
1月から6月まで半年分の売上を上げるために必要な経費となるのです。

従って、3月決算の場合は、1月～3月までの定期代のみを経費としなければなりません。

計算方法は、単純に月割りでOKですので、
例えば、6ヶ月分の定期代が30,000円だった場合は
30,000円×3ヶ月／6ヶ月＝15,000円を経費とします。

仕訳としては、下記のように処理すれば問題ありません。

1．定期代支給時
（旅費交通費）30,000（現金預金）30,000
2．決算時
（前払費用）15,000（旅費交通費）15,000

このように、前払費用という勘定科目を用いて、
支払いは済んでいるが、来年の経費とすべきモノですという処理をします。

来年になったら、
（旅費交通費）15,000（前払費用）15,000
と決算時の反対の処理をすることによって、
1月～3月と4月～6月の定期券代をそれぞれの年度に振り分けることができます。

Suicaにチャージしたら経費になる？

Suica便利ですよね。私はPASMOですが。

チャージしておくことで、切符を買う手間もなくタッチ＆ゴーで行けますし、
コンビニのみならず、飲食店などでも使えるようになってきました。
キャッシュレス界の大御所って感じですね。

Q:チャージを旅費交通費で処理しているケースが多いのですが、
本当にそれで良いのでしょうか？

A：なりません

はい、なりません。大事なことなので2回言いました。

ここが今回の勘所です。
チャージしたお金が、何にでも使えてしまうというのが問題です。

チャージの段階では、その後何に使用されたかが明確ではないのです。
さらに言うと、実際に使用されているかも分からないのです。

◇　旅費交通費で処理しているが、実際にはコンビニでジャンプを買った
◇　決算間際に全従業員のSuicaに限度額2万円のチャージをして、旅費交通費として処理した

どちらも問題ありますよね？

こう書くと、「以前の税務調査では何も言われなかったぞ！」と言ってくる方がいるのですが、
それは、たまたま言われなかっただけです。
他に指摘事項が沢山あったんじゃないですか？

税務調査については、別の機会にブログに書きたいと思いますが、
最近の現場では、かなりの確率でSuicaの履歴を求められます。

コンビニ等で何かを買うと『物販』と印字されますので、
電車代以外に使用していることが一目瞭然となります。
調査官はこれを確認したいのです。

駅の券売機で簡単に出すことができますので、一度見直してみるのも良いでしょう。

百歩譲って、本当に交通費しか使っていなかったとしても、
残高が残ってしまうのが問題です。

例えば、10,000円チャージしたとして、
決算のタイミングで3,000円残高が残っていたとすると、
今年の経費にすべき金額はいくらでしょうか？

当然10,000円ｰ3,000円＝7,000円ですよね。

経費は「期間に応じて」ですから。

従って、もしもチャージを経費している場合は、
◇　交通費以外の利用がないか
◇　決算時点での残高はいくらか
を確認しなければなりません。

ちょっと手間がかかります。

じゃあどうしたら良いのよ？

会社の場合

会社の場合には、チャージ代は従業員に負担してもらい、
定期的に経費精算する方法が良いでしょう。

経費精算書についても、後日ブログにUPします。

フリーランスの場合

フリーランスの方は、使った都度処理していくのが基本となります。
経理処理としては『事業主』勘定を使うようにしましょう。

『事業主貸』と『事業主借』という勘定科目がありますが、どちらでもかまいません。
ただし、統一だけしておいてください。

1．チャージ時
（ 事業主借 ）10,000（現金預金）10,000
2．使用時
（旅費交通費） 216（事業主借） 216
（ 消耗品費 ） 324（事業主借） 324

といった感じです。

会社の場合と同様に、定期的な経費精算の形でも大丈夫です。
後日のブログにご期待ください。

編集後記

1月は税務的なイベントが多く、気を引き締めたいところです。

また、今日から自転車通勤始めました。

自宅から事務所まで5キロほどですが、
運動不足を解消しようかと。

今日のタイムは18分20秒

向かい風が強く、久しぶりの自転車だったため、
時間がかかった気がします。

これも今後短縮していければ。